您好,这里是“E图表述”为您讲述的Excel各种知识。
日常的工作报告中我们都少不了要做一些图表,来说明工作上的问题,像经营类的,对比类的,完成度类的,时间推移类的。Excel之所有是全世界受众最多的一款办公软件,不仅仅是因为Excel提供了很多数据处理的方式方法,它还给我们提供了很多展示数据的功能。
图表绝对是Excel中一个很大的话题,快速的成图是其一大特色,选中数据,插入图表类型就可以了,就是这么简单。
一、常规的插入图表,也要多想一些,把它做的漂亮一些
当然运用图表的时候,关键是对各个图表的源数据结构一定要清楚。有的图表类型可以共用同一个数据源,像折线图和柱形图、饼图和圆环图、散点图和气泡图;但是有的就不可以共用,像折线图和散点图,雷达图和柱形图。以后有机会我们来详细的说一下这些内容。
虽说制作一个图表很简单,但是要把它做的“高大上”,就不是一件简单的事情了。作者认为,Excel的图表更多的是一种设计感觉,除了Excel知识的应用之外,美感、布局,包括背景,都是根据不同的人有着不同的效果。
依然是上面的那个图,我们来看看它能变成什么样子。
还是这个图表类型,却是不一样的一种感觉。不要相信什么“商务图表”,在实际工作环境中,即便你套出商务图表,领导绝对不会喜欢,因为领导看不懂。不同的环境要有不同的手段去展示数据,商务图表往往更多的是呈现在商务杂志、报刊、报告中,它会有大量的文字说明,或者是在特定的报告环境中,会有其他的内容给予图表理解的支撑。
我们学习商务图表的做法,是要理解其表现的方式,而不是照搬,否则极有可能会被领导要求返工,肺腑之言前车之鉴,望引以为戒。
图表的高大上方式,简单来说,可以归纳为两点:
1、去掉图表自动生成的所有默认元素;
2、尽量在同一个图表或报告中,使用同一个色系。
上例中我们使用了几个小技巧:
1、调整系列的间隙宽度为10%;
2、用图形添加了标题标记;
3、为了图表数据的可读性,用图形添加了总销售额和总金额;
在这里可以简单的给大家介绍一下,这个图形是如何做到随动的,如下图:
将图形的数据做成单元格的引用后,它的内容就可以根据单元格内容的变化而变化。
4、添加数据标签;
5、改变背景颜色、字体、字体颜色。
那么整体的这个图表虽然够不上“高大上”,但是从美观上是不是也比默认生成的图表好看了很多呢?!
当然我们还可以改变它,就看每个人对颜色和布局的喜好了。
二、做图表未必只有插入图表一种方式
当我们做一份工作总结的时候,往往会用到大量的图表,如果每一个图表都是折线图,饼图,雷达图,那么也会使别人审美疲劳,适当的换一下方式,也许会有不一样的效果。
这个是作者用了SmartArt图形制作的一个图表,有的表友可能会说:这样看不出数据的趋势。
对于数据图表,按表现形式大致可以分为“数据图”和“信息图”两类,这个图就是属于信息图范畴,给观阅者一个数据信息的罗列,比单纯的粘贴一个工作表区域要更加的生动。也可以采用其它的SmartArt图形来表现数据的内容。
这个图在很多的PPt模板中会出现,其实就是一个SmartArt图形,作者配合了条形图制作的这个表,有兴趣的表友可以按这个思路,发挥一下自己的创造力吧。
三、障眼法——高大上的图表不可或缺的技能
还记得我们文章开始的那张图吗?是不是很有PPt的味道,但这确实是Excel的作品。结合我们文章前面的内容,一起来看看这个图是怎么做的吧。
1、粘贴链接图片,使图表中的表格可以随动
在很多类型的图表中,都可以插入数据源表格,但是自带的表格从布局上很是死板,可且像饼图这样的图表类型,还没有插入数据表的功能。所以我们使用了粘贴链接图片的方式来制作一个数据表。
这样做的好处在于,我们调整原位置上数据的格式,这个图中的内容格式也会随动。
我们的图表中外边框有一段缺口是怎么做的呢?这就是“障眼法”了,粘贴链接图片之前,选择区域的时候,多选择下面三行内容,这三行内容填充色为白色,当我们把这个图片移动到环图“图表区”,和外边款对齐,你就会发现被挡住的那段外边款就没有了。
2、利用辅助数据制作1/4环图
作者经常说的一句话就是:好图表往往都不是源数据做出来的。很多时候我们需要辅助数据来制作额外的系列,然后再隐藏这些额外的系列,留下的就是我们觉得“神奇”的效果。
本例的思路就是,每一个整圆环的数量都是一样的,都是总销售额减去各个季度的销售额。
C2单元格=SUM($B$2:$B$5)-B2
选中B2:C5区域,插入环形图,再分别的把额外系列的环填充色和边框色都调成无颜色,就剩下我们图中的1/4环图的效果了,然后调整系列的第一扇区起始角度和圆环大小,最后进行我们喜欢的颜色的填充就可以了,总体说来是不是感觉还是“障眼法”。
3、背景图片的制作
这又是一个障眼法。首先我们先去找一张合适的图片素材,作为背景的图片,尤其是作为数据背景的图片,作者建议还是将图片的明暗度调低一些,这样图片上方的文字才可以更加的醒目。
然后插入一个平行四边形,设置格式中,选择图片或纹理填充中的剪贴板,这样图片就添加进来了。
边框颜色设置为无颜色,再把图形设置为最底层,是不是马上图表就不一样了呢?!
4、用我们前面说过的知识,添加总销售额和金额,再加入两个直线图形,调整它们的格式和布局。总体就做完了。
作者云:
图表的制作很多的时候都是一个设计的过程,不要总是想着套用,而是要大胆的创新,这样的图表才是“活的”,才会让别人感觉到你的用心。文章没有太多教授制作步骤,只是给了制作方向,是因为在有着制作图表知识的基础上,每个人的感性认知都不一致,水平有高有低,但是有了方向有了思路我相信每个人做出的图表都是美观大方,并且是“唯一”的!
如果上面的内容对您还有帮助,或者觉得作者比较用心。可以